Money. Money. Money. Schnelle Hilfe für die Uni Regensburg.

Zur Ablösung des Finanz-Info-Systems der Uni Regensburg hat Herr Georg Loibl aus der Uni-Verwaltung das folgende Resümee:

An der Universität Regensburg mit über 20.000 Studierenden wurde das bisherige Informationssystem im Finanzbereich, das seit 1997 einen Dienst tat, nach SuperX/Hisinone-BI migriert. Durch die effiziente Arbeit von Memtext konnte das Projekt schnell und erfolgreich in den Produktivbetrieb gestellt werden. Die mehrstufigen Berichte decken den gesamten Informationsbedarf von Kostenstellenleitungen und Haushalt im Bereich Finanzen ab.

Rechnungsdokumente via SuperX/HISinOne-BI abrufen.

... so lautete das Ziel eines Gemeinschaftsprojektes, das zwei Universitäten aus Baden-Württemberg zusammen mit Memtext umgesetzt und erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt haben. "Wir bekommen von allen Seiten durchweg positive Rückmeldung und Lob", so resümiert Herr N. Schmitt vom Business Intelligence Competence Center an der Albert-Ludwig-Universität Freiburg.

Das Verfahren erläutert er wie folgt: Der Abruf von Kontoständen und Buchungsinformationen über SuperX ist gängige Praxis. Was aber, wenn die Detailtiefe in den Buchungsberichten nicht ausreicht und ein Blick in die Rechnung geworfen werden muss? Wie kommt man an die Rechnung überhaupt einfach ran, wenn diese zentral bei der Finanzbuchhaltung eingehen? In einem gemeinsamen Projekt haben sich die Universitäten Freiburg und Mannheim mit der Unterstützung von MemText dieser Fragestellung angenommen und eine neue anwenderfreundliche Lösung entwickelt: Rechnungen und weitere Rechnungsdokumente werden direkt im SuperX-Buchungsbericht verlinkt und können mit nur einem Klick abgerufen werden. Möglich ist dies durch die Anbindung an ein Datenmanagementsystem (Open Text Archive) in dem digitalisierte Rechnungen (X-Rechnungen, PDF-Rechnungen, eingescannte Rechnungen – Eingang und Verarbeitung der Rechnungsdokumente über SAP-VIM) und weitere Dokumente (Anhänge, E-Mails, usw.) archiviert werden. Rechnungsdokumente werden dabei nicht nach SuperX transferiert, sondern bei Bedarf durch die/den SuperX-Nutzer_in ad hoc aus dem Datenmanagementsystem angefragt. Zentral dabei ist die Dokumenten-ID, die im nächtlichen Datentransfer zwischen SAP und SuperX enthalten ist und mit den einzelnen Buchungen verknüpft ist. Der Dokumentenabruf erfolgt über eine URL-Schnittstelle – durch secKey-Verfahren gesichert.