Lehreinheiten, Fakultäten und Regelstudienzeiten mit Excel nachpflegen

Wenn Sie Lehreinheiten, Fakultäten oder Regelstudienzeiten nicht im Vorsystem pflegen, können Sie diese ab Version HISinOne-BI 2019.12 oder SuperX-Studierendenmodul 1.2 auch in Excel pflegen und dann über eine browserbasierte Maske hochladen. Dies betrifft z.B. Hochschulen mit der Datenquelle CO, weil dort keine Lehreinheiten gepflegt werden (können).

Die Importdatei hat eine vorgegebene Struktur, ein Muster liegt hier zum Download:

Excel-Muster

:Wichtiger Hinweis zur Exceldatei: jede Spalte hat einen speziell definierten Datentyp, einsehbar mit Markieren -> rechte Maustaste -> Zelle formatieren. Diese darf nicht geändert werden. Das ist wichtig, sonst würden ggf. bei Textfeldern mit Zahlen die führenden Nullen entfernt. Außerdem dürfen die Spaltenreihenfolge, die Namen der Spaltenüberschriften und der Registerkarten nicht geändert werden.

Das Beispiel ordnet Studiengänge mit dem Fach 225 und dem Abschluss 84 der Lehreinheit 1234 sowie der Fakultät 01 zu und vergibt eine Regelstudienzeit von 8 Semestern.

Generell gilt:

Mindestens das Fach muss definiert sein, darüber hinaus können sie auch Abschluss, Vertiefung etc. festlegen und somit die Zuordnung verfeinern.
Es werden nur Lehreinheiten / FBs und Regelstudienzeiten zugewiesen, wenn es noch keine Zuordnung gibt
SIe können auch nur ein oder zwei Schlüssel zuweisen, z.B. nur Lehreinheiten oder nur Regelstudienzeiten
Die jeweiligen Schlüssel müssen den internen Schlüsseln im Vorsystem entsprechen
Lehreinheiten werden, sofern Schlüssel und Name vergeben sind, ins Organigramm eingefügt, sofern sie nicht dort bereits exisitieren
Im Organigramm werden manuell angelegte Lehreinheiten vor dem Import ergänzt, die Excel Tabelle muss also nicht immer die gesamte Studiengangzuordnung enthalten
Wenn Sie Lehreinheiten im Vorsystem gepflegt haben, müssen diese beim Konnektorlauf entfernt werden, beispielsweise durch die preparation-Regel

update k_abstgv_neu set lehreinh=null;

Wenn Sie Fakultät, Regelstudienzeit und Lehreinheit komplett in Excel pflegen, setzen Sie die Konstanten "lehr_stg_ab_aus_SOS" und "lehr_stg_ab_aus_COB" gleich 0 (->Nein)

Der Upload der Excel Datei liegt in Menübaum in Administration -> Ladejob ausführen -> Job="Lehreinheiten, FBs und Regelstudienzeiten einlesen":

In der Maske benötigen Sie sonst nur die Excel-Datei, das Feld "Modus" oder "Sachgebiet" können Sie leer lassen. Dann schicken Sie die Maske ab.

In der Ergebnisanzeige sehen Sie ein Protokoll. Im Prüfprotokoll Studium können Sie zwei Meldungen abrufen:

Wenn Sie bei "Tabelle SuperX" die Tabelle "lehr_stg_ab" wählen, kommt eine Information wie viele Studiengänge eine Lehreinheit / einen FB / eine RSZ bekommen haben

Wenn Sie bei "Tabelle SuperX" die Tabelle "organigramm" wählen, kommt eine Warnung wenn es Duplikate bei den Lehreinheiten gibt (d.h. ein Lehreinheitsschlüssel hat in der Excel-Datei mehrere unterschiedliche Namen).

Solche doppelten Lehreinheiten werden nicht übernommen.

Wenn die Zuweisung erfolgreich war, können Sie das Ergebnis nach Lauf der Hauptladeroutine auch in den Berichten bzw. OLAP Würfeln testen.

Wie geht es weiter?

Der Excel Upload ist nur für den Initial-Import gedacht, langfristig sollten Sie die Maske Studiengangsverzeichnis (lehr_Stg_ab) für diese Angaben nutzen. Alternativ setzen Sie die Lehreinheiten/FBs/RSZ in der lehr_stg_ab nochmal zurück auf NULL, und starten erneut den Upload wie oben beschrieben.

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Letzter Update: 16.8.2019
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